Repozytorium dokumentów elektronicznych – co to takiego

Archiwizacja i zarządzanie dokumentami finansowymi spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Gwarantem bezproblemowego prowadzenia biznesu jest maksymalny ład w dokumentach, terminowość ich wystawiania i wysyłania do kontrahentów oraz możliwość bieżącej kontroli dokonanych transakcji. Do niedawna wszystkie te czynności wiązały się z ogromną ilością tzw. „papierkowej roboty”. Obecnie sporym ułatwieniem jest korzystanie z dokumentacji elektronicznej, jednak i ta metoda nie jest wolna od niedoskonałości. Naprzeciw potrzebom przedsiębiorców jak zwykle wychodzą technologie informatyczne.

repozytorium dokumentów elektronicznych

Przepływ dokumentów finansowych

Każdy usługodawca wystawiający faktury VAT musi dostarczyć je do swojego klienta, niezależnie od tego, czy transakcja przebiega w bezpośrednim kontakcie, czy odbywa się całkowicie wirtualnie. Wraz z rozwojem komunikacji elektronicznej zwiększyły się fizyczne dystanse między kontrahentami, co niewątpliwie jest olbrzymim ułatwieniem w wymianie dóbr niematerialnych – mówi specjalista Inforsys S.A.

Niemniej wszystkie transakcje finansowe wciąż wymagają potwierdzenia właściwymi dokumentami. Technologia szybko poradziła sobie z rozwiązaniem tego problemu, jednak elektroniczne metody rozliczania transakcji finansowych nie zawsze są proste, za to zawsze obwarowane dodatkowymi przepisami prawa. Niewywiązanie się z tych przepisów grozi nieważnością dokumentów, a w świetle prawa – samych transakcji.

Prawidłowe i łatwe prowadzenie dokumentacji finansowej

Repozytorium dokumentów elektronicznych jest łatwym w obsłudze systemem informatycznym, który umożliwia wystawianie, przechowywanie, wymianę i kontrolę dokumentacji finansowej firmy, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami (ustawa o podpisie elektronicznym, ustawa o podatku VAT, rozporządzenie o fakturach elektronicznych). Ponieważ elektroniczne repozytorium można łatwo zintegrować z innymi systemami działającymi już w firmie, korzystanie z tego narzędzia nie wiąże się z żadnymi przestojami w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i sprowadza się do usprawnienia istniejących procesów.

Korzyści wykorzystywania elektronicznego repozytorium

Zasadniczym celem używania repozytorium dokumentów elektronicznych jest usprawnienie procesów księgowych. Wystawcy faktur mogą cieszyć się więc przede wszystkim z automatyzacji generowania dokumentów, sprawnego rozsyłania ich do odbiorców, bez konieczności osobnej weryfikacji poszczególnych faktur oraz posiadania automatycznie uporządkowanego archiwum dokumentów z możliwością stałego monitoringu aktualnego stanu repozytorium przez internet – wymienia ekspert firmy Inforsys S.A.

W praktyce, korzystanie z repozytorium dokumentów elektronicznych oznacza dla przedsiębiorcy sporą oszczędność w bardzo istotnym obszarze działalności. Po pierwsze, eliminuje konieczność prowadzenia papierowej dokumentacji, a więc redukuje koszty archiwizacji oraz korespondencji z odbiorcą faktury. Po drugie, znacznie skraca czas wymiany dokumentów, a co za tym idzie, znacznie usprawnia pełen proces transakcyjny. Po trzecie, zapewnia pełne bezpieczeństwo obiegu i przechowywania dokumentów oraz ich zgodność z wszystkimi wymogami prawnymi.

reklama:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rozwiąż równanie: *Time limit exceeded. Please complete the captcha once again.