Zarządzając kadrą w małej firmie łatwo o dobrą komunikację z pracownikami, jednak w momencie, w którym nasze przedsiębiorstwo się rozwija, trudniej dotrzeć do wszystkich podwładnych. W tej sytuacji najlepsze okazują się spotkania biznesowe.
Jak zająć się organizacją, aby zwiększyć ich efektywność, od czego zacząć, jakich błędów uniknąć – radzą fachowcy z karczmy Rogata w Bielsku-Białej, która specjalizuje się między innymi w tego typu eventach.
Profesjonalna organizacja spotkania biznesowego to dowód uwagi poświęcanej pracownikom, sprowadzająca je nie tylko do przykrego obowiązku. Umówmy się – najłatwiej jest zrobić wewnętrzne zebranie w siedzibie firmy, jednak większość podwładnych pojawi się na nim niechętnie, bo marnują ich czas, który mogliby poświęcić na realizację swoich codziennych obowiązków. Trudno w takiej sytuacji spodziewać aktywnej współpracy z ich strony. Dlatego jeżeli na spotkaniu chcemy poświęcić się omówieniu ważnych kwestii dotyczących przyszłości firmy, chcemy okazać naszym pracownikom uznanie i wdzięczność za wykonywaną pracę i liczymy na ich aktywne uczestnictwo, może warto postawić na biznesowe spotkanie wyjazdowe? Istnieje wiele ośrodków, hoteli i restauracji specjalizujących się w takich uroczystościach. To rozwiązanie, które ułatwi nam życie i jest dużo bardziej efektywne od nudnego zebrania w firmie. Jeżeli planujemy dalszy wyjazd dla swojego zespołu lub gości, dobrze jest także pomyśleć o noclegu – dlatego restauracja połączona z hotelem będzie najlepszym rozwiązaniem.
Współpraca z profesjonalnym aranżerem i wybór ładnego miejsca nie zwalnia nas jednak z pewnych obowiązków. Nasza rola to oczywiście odszukanie najlepszego miejsca na tego typu event, potwierdzenie i zaktualizowanie rezerwacji (źle świadczy o nas zmiana terminu i liczby gości w ostatniej chwili). Powinniśmy już na pierwszym spotkaniu określić warunki dotyczące wystawienia faktury (dane, rodzaj wykonywanej usługi). Na samym początku powinniśmy także posiadać wiedzę o tym, ilu zapraszamy gości, jak ustalić menu, żeby wszyscy byli zadowoleni (może wśród zaproszonych znajdują się np. wegetarianie). Ustalmy oznakowanie sal konferencyjnych, wyślijmy uczestnikom istotne informacje takie jak adres hotelu i plan dojazdu. Pewne formy spotkań biznesowych wymagają także przygotowania materiałów – wydruków, listy i danych kontaktowych oraz upominków dla gości.
Organizacja spotkania biznesowego zależy od jego rodzaju, a tych jest co najmniej kilka. Możemy do niego zaliczyć spotkanie szkoleniowe. W tym przypadku najważniejszy jest aspekt edukacyjny. W zależności od liczby uczestników zadbajmy, żeby każdy z nich miał tak samo dobry dostęp do trenera oraz materiałów szkoleniowych. Spotkanie integracyjne ma za zadanie uczynić z pracowników sprawny i zgrany zespół. Tutaj szczególnie ważne jest, żeby odbyło się poza siedzibą firmy – poza miejscem pracy podwładni poczują się dużo swobodniej. Są ośrodki które, tak jak Karczma Rogata, poza odpowiednią salą, pysznym jedzeniem i dobrą muzyką oferują niesamowity klimat, piękną okolicę oraz szereg atrakcji – od zabaw integracyjnych poprzez wspinaczkę i skoki na bungee. Szczególnie ważne dla przyszłości firmy jest spotkanie biznesowe, na którym prezentujemy nowy produkt czy usługę potencjalnym inwestorom, lub konferencje prasowe w ramach ważnego dla przedsiębiorstwa wydarzenia lub jubileuszu. Zadbajmy wtedy o dobry sprzęt (rzutnik, ekran), profesjonalne oświetlenie i nagłośnienie. Obowiązkowe są materiały prasowe lub upominkowe dla gości, postarajmy się o plakaty i banery z logo firmy na sali. Najlepszą i najwygodniejszą formą poczęstunku będą w tym przypadku ciepłe i zimne napoje oraz posiłek w formie bufetu w sali obok.
Jakiś czas organizowałem spotkanie biznesowe w New Orleans w Warszawie. Na pewno nie jest to miejsce dla każdego, ale mimo wszystko warte polecenia. Wszystko na najwyższym poziomie, niesamowita kuchnia, no i piękne kobiety. Klub jest prestiżowy, dlatego, jeśli chcemy pokazać pracownikom, że doceniamy ich wysiłki, to miejsce jest do tego idealne.