Jak zorganizować konferencję medyczną?

Dla branży medycznej niezwykle istotne znaczenia mają konferencje naukowe zwane również sympozjami. Najlepszym miejscem na ich organizację może być hotel. Takie wydarzenia trwają zwykle kilka dni dlatego ważny jest wybór lokalizacji z odpowiednią bazą noclegową. Ważne jest również zadbanie o poczęstunek, wśród niego może znaleźć się woda reklamowa, promująca współorganizatorów konferencji.

Po pierwsze: znajdź partnerów do organizacji

Wszelkie konferencje muszą zostać odpowiednio wypromowane, dlatego konieczne jest znalezienie partnerów biznesowych do organizacji konferencji. Może sprawdzić się firma farmaceutyczna, zwłaszcza jeśli konferencja dotyczy innowacyjnych leków będących w fazie badań klinicznych. Oczywiście bardzo istotny jest również patronat medialny nad wydarzeniem. Obecność dziennikarzy jest niezbędna jeśli chce się, aby otrzymało ono odpowiednią rangę. Dzięki temu otwiera się również możliwość cyklicznej organizacji, jeśli pierwsza konferencja medyczna okaże się sukcesem. Można tu postawić na specjalizację w określonym kierunku np. konferencje kardiologiczne lub ginekologiczne, albo zdecydować się na zakres medycyny ogólnej bądź kilka specjalizacji.

Po drugie: wybierz odpowiednią bazę z salą konferencyjną

Kiedy mamy już określony temat i ramowy plan konferencji musimy znaleźć odpowiednią bazę z salą konferencyjną. Tutaj doskonale sprawdzi się hotel. Oczywiście trzeba sprawdzić czy dostępna w nim sala konferencyjna jest odpowiednio duża i pomieści wszystkich gości. Ważna jest także kwestia sprzętu audiowizualnego, zwłaszcza jeśli na konferencji mają być prezentowane innowacyjne wyniki badań, bądź też omawiane jednostki chorobowe na przykładach czy nietypowe przypadki medyczne. Ważny jest zatem zarówno ekran multimedialny, jak i nagłośnienie.

Po trzecie: zadbaj o prelekcje znanych specjalistów

Konferencja medyczna nie może odbyć się bez znanych specjalistów, którzy dodają prestiżu wydarzeniu. Mogą to być znani specjaliści międzynarodowi, zarówno lekarze pracujący na uniwersytetach medycznych, jak i prowadzący innowacyjne badania. Oczywiście tacy goście muszą zostać odpowiednio ugoszczeni. Zatem trzeba zadbać o zaangażowanie w konferencję tłumaczy, bądź też zdecydować się na przeprowadzenie całej konferencji w języku angielskim. Niemniej jednak ponieważ poza prelekcjami często prowadzone są również dyskusje po nich, obecność tłumaczy może być konieczna. Istotne znaczenie ma również zaplanowanie długości wystąpień poszczególnych gości po konsultacji z nimi i zaplanowanie przerw pomiędzy nimi. Nie może być bowiem sytuacji w której jakiś z zaproszonych gości nie wystąpi z powodu zarezerwowania zbyt małej ilości czasu na prelekcje. Zatem ich długość musi być wcześniej znana. Także długość dyskusji czy zadawanych pytań musi być zaplanowana w harmonogramie. Oczywiście nad tokiem całej konferencji musi czuwać osoba prowadząca, która zapowiadać będzie również poszczególnych prelegentów. Najlepiej jeśli jest to przedstawiciel branży medycznej czy firmy organizującej konferencję. Warto pamiętać, że na konferencję medyczną mogą zostać zaproszeni specjaliści z branż pokrewnych, np. konstruujących nowoczesne i innowacyjne urządzenia medyczne. Na prezentacje ich produktów i oferty może być przeznaczony nawet cały dzień podczas kilkudniowej konferencji.

Po czwarte: zaplecze konferencji w postaci bazy noclegowej i sali z poczęstunkiem

Poza całą merytoryczną stroną organizacji konferencji medycznej niezwykle ważne jest również zorganizowanie tej bardziej prozaicznej, ale równie istotnej części. Gościom trzeba zapewnić miejsca noclegowe, jeśli wydarzenie ma trwać kilka dni. Zatem przy rezerwacji sali konferencyjnej trzeba pamiętać o zarezerwowaniu odpowiedniej ilości pokoi dla gości. Bardzo istotne jest także zadbanie o wyżywienie, wszak aby konferencja medyczna była owocna goście muszą również się posilić. Najlepiej, jeśli bezpośrednio z salą konferencyjną sąsiaduje sala z przekąskami. Nie może tu również zabraknąć wody reklamowej z logo partnera organizującego konferencję. Wszak reklamowa woda to najlepszy z możliwych napojów na konferencje dotyczącą profilaktyki zdrowotnej czy leczenia chorób.

Powyższe czynniki są niezbędne, aby konferencja medyczna mogła zakończyć się sukcesem. Należy zadbać o każdy najdrobniejszy szczegół, aby recenzje z wydarzenia były dla organizatorów przychylne. Dla branży medycznej nie ma bowiem nic ważniejszego niż dokształcanie i wspólna „burza mózgów”, gdyż prowadzi to do rozwoju medycyny.