Samodzielne prowadzenie księgowości nie jest łatwe, a przy tym bardzo czasochłonne. Z kolei powierzenie tych kwestii księgowemu na etacie wiąże się z wysokimi kosztami dodatkowymi i jest zupełnie nieopłacalne dla mniejszych firm. W tej sytuacji wydaje się, że najkorzystniejszą opcją pozostaje biuro rachunkowe. Jakie kryteria wyboru zastosować i na co zwrócić uwagę przy selekcji?
W każdym mieście mamy do wyboru całkiem sporo ofert biur rachunkowych i na pewno warto dokładnie im się przyjrzeć pod kątem różnych kryteriów.
Fachowość i kompetencje
Pierwszą rzeczą, którą należy sprawdzić jest dokument potwierdzający usprawnienia do prowadzenia usług księgowych. Chodzi tutaj o aktualny certyfikat księgowy wydany przez Ministra Finansów zaświadczający stosowną wiedzę, który jest wymagany przez przepisy.
Polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC)
Każde profesjonalne biuro rachunkowe musi posiadać polisę OC za czynności zawodowe. Jest to forma zabezpieczenia i w razie popełnienia przez pracowników biura jakichś błędów, klient może domagać się odszkodowania. Na pewno należy zwrócić uwagę na wysokość sumy gwarancyjnej. Chodzi to, aby można było wyegzekwować pełną rekompensatę w przypadku pomyłki, która powstała z winy księgowego. Inną kwestią wartą sprawdzenia jest fakt, czy biuro rachunkowe zapewnia ubezpieczeniem czynności, które temu obowiązkowemu ubezpieczeniu OC nie podlegają. To mogą być rozliczenia z ZUS-em czy też prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów.
Oczywiście najlepiej, kiedy nie trzeba nigdy korzystać z takich uprawnień rekompensaty, ale należy je traktować poważnie. Błędy księgowe obciążają bezpośrednio przedsiębiorcę, który ponosi pełną odpowiedzialność przed urzędem skarbowym i dopiero później może wnosić o ewentualne odszkodowanie.
Forma i warunki współpracy
Niezwykle istotną kwestią wydaje się indywidualne podejście przez biuro rachunkowe do klienta. Ważne, aby przedsiębiorca mógł sobie zapewnić jednego, konkretnego księgowego, w pełni desygnowanego do spraw księgowych firmy. Na pewno bardzo to ułatwia kontakty z biurem rachunkowym i gwarantuje wyższy poziom obsługi, ponieważ jedna kompetentna osoba będzie odpowiedzialna w całości za prowadzenie całej księgowości. Im więcej osób zaangażowanych, tym większe prawdopodobieństwo pojawienia się błędów.
Warto również sprawdzić doświadczenie pracowników biura w różnych dziedzinach, formach rozliczeń oraz typach firm. Pewne kwestie wymagają niekiedy konsultacji. Kluczowe może się również okazać doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla małych firm. Przy okazji trzeba zaznaczyć, że niektóre biura rachunkowe nastawione są na obsługę dużych firm i wtedy istnieje realne niebezpieczeństwo, że mała firma po prostu zginie w tłumie i nie będzie obsługiwana w sposób należyty. Pewne rozwiązania sprawdzają się w dużych firmach, natomiast w małej firmie są kompletnie nieopłacalne.
W bieżącej współpracy znaczenie ma również forma kontaktu z biurem rachunkowym oraz przesyłki dokumentów. Każdy przedsiębiorca powinien także zapytać o ewentualny zakres pracy i czy będzie mógł liczyć na porady w zakresie optymalizacji kosztów firmowych oraz reprezentacji firmy w kontaktach z urzędem skarbowym.
Cena
Ceny obowiązujące w danym biurze rachunkowym mają również znaczenie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że zbyt niska cena może świadczyć o ograniczonym zakresie obsługi.
Na koniec warto jeszcze sprawdzić referencje danego biura rachunkowego, aby decyzję o nawiązaniu współpracy podjąć z pełnym przekonaniem.
Autor: tekst przygotowano w oparciu o materiały dostarczone przez biuro księgowe Taxmentor z Katowic