Skanowanie dokumentów to czynność dość prosta. Trudność może sprawiać jedynie, gdy robimy to po raz pierwszy. Skanowanie jest bardzo przydatne w pracach administracyjno biurowych. Gdyby nie możliwość przesłania dokumentów mailem, należałoby korzystać z kserówek i poczty tradycyjnej, lub w niektórych miejscach osobiście składać wizytę.
Ogólnie rzecz ujmując, skanowanie polega na przetworzeniu dokumentów tekstowych lub obrazów z formy papierowej w cyfrową. Musimy zrobić tak, by kopia dokumentu, który mamy w ręku znalazła się w komputerze, najczęściej po to byśmy mogli ją potem przesłać pocztą elektroniczną. Do skanowania służą skanery. Obecnie najbardziej popularne są urządzenia wielofunkcyjne, które potrafią drukować, kserować i skanować. Mają one swoje oprogramowania, po ich zainstalowaniu proces pracy możliwy jest do przeprowadzenia w komputerze. Jak skanować dokumenty? Aby rozpocząć należy umieścić dokumenty, które chcemy zeskanować ilustracją do szyby, dosunąć do jej dolnego poziomego brzegu i ułożyć centralnie między pionowymi krawędziami, gdyż obszar przy krawędziach szyby jest zazwyczaj troszkę gorzej oświetlony. Na ekranie komputera należy nacisnąć właściwą ikonę, w zależności od rodzaju skanera może być inaczej nazwana, nazwijmy ją przykładowo „Skan”. Po jej naciśnięciu pojawi się okienko, musimy nacisnąć przycisk graficzny np. Prescan lub Preview, po czym pokaże się miniaturka naszego dokumentu. Za pomocą kursora myszy musimy zaznaczyć fragment, który chcemy zeskanować. Większość skanerów umożliwia wybór rodzajów skanowanych dokumentów. Możemy wskazać czy jest to książka, zdjęcie, gazeta, faktura, czy jeszcze coś innego. Na podstawie naszego wyboru komputer sam ustawi najlepsze parametry obrazu. Sami musimy ustalić rozdzielczość i zeskalować dokument. Im większa jest rozdzielczość tym większy jest plik graficzny powstały przy skanowaniu. Nie ma sensu jednak przesadzać, nie służy to obrazowi. Jeśli nasz skanowany obraz ma 10 na 10 cm użyjmy 100 dpi. Jeśli jednak chcemy go ponownie wydrukować to musimy użyć 300 dpi. Jeśli chodzi o skalowanie to większość programów posiada pola, w których za pomocą suwaków lub okienek cyfrowych wskazuje się rozmiar, jaki dokument będzie posiadał.
Skanowanie dokumentów nie jest trudne, wymaga tylko obycia i kilku prób.