Zaledwie 29 proc. dziennikarzy czyta materiały od PR-owców, a jedynie 18 proc. je wykorzystuje. Odpowiednio wykonany follow-up niemal zawsze może przełożyć się na wzrost publikacji. O czym należy pamiętać, prosząc przedstawicieli mediów o informację zwrotną?

reklama:

follow-up

Jedną z metod sprawdzania jakości przesłanej informacji prasowej jest popularny follow-up. Pojęcie follow-up często można spotkać w różnych sytuacjach, w ogłoszeniach o pracę, muzyce oraz artykułach branżowych. W PR-rze oznacza jeden z najbardziej efektywnych sposobów pozwalających poznać opinię dziennikarza na temat przesłanego materiału prasowego, zaproszenia czy tekstu. Jednak specjaliści branży PR wciąż borykają się z znalezieniem odpowiedzi na pytania: dzwonić, czy nie dzwonić? A jeśli tak, to kiedy? Do którego dziennikarza zadzwonić? I kto w ogóle będzie dzwonić? To tylko kilka pytań, na które postaramy się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Dzwonić, czy nie dzwonić?

Podstawowym zadaniem follow-up jest sprawdzenie efektywności dystrybucji materiałów prasowych. Jak wynika z raportu Komu Komunikacja, zaledwie 29 proc. dziennikarzy czyta większość lub prawie wszystkie materiały PR. Dlatego bezpośredni kontakt pozwala PR-owcowi dowiedzieć się, czy materiał dotarł do dziennikarza i czy miał on okazję się z nim zapoznać. Obdzwonka przeprowadzona we właściwy sposób pozwala również ustalić, czy przesłany tekst okazał się wartościowy i czy ma szansę na publikację. Rozmowa to idealny sposób na „przemycenie” szczegółów, o których tylko wspomniano w mailu. Warto również, dopytać o najbliższe plany redakcyjne, przydatne wypowiedzi czy zdjęcia. Trzeba pamiętać, że lepiej jest zapytać dziennikarzy o ich potrzeby, niż prosić o publikację materiału. Follow-up to także doskonały sposób na weryfikację bazy kontaktów oraz uaktualnienie adresów mailowych i poznanie struktury redakcji. Pozwala nie tylko przypomnieć o przesłanym przez nas materiale, ale również odświeżyć znajomość i wspomnieć o obsługiwanych przez nas klientach. Ważne, by dziennikarz zapamiętał, że to nasza agencja współpracuje z danym przedsiębiorstwem, dzięki czemu łatwiej będzie mu skontaktować się z nami i zdobyć potrzebne informacje czy wypowiedzi. Jeżeli będą mieli utrudniony dostęp do brakujących danych, zwyczajnie o tym nie napiszą.

Jak zwiększyć skuteczność follow-up?

Odpowiednio przeprowadzony follow-up może przyczynić się do zwiększenia informacji o kliencie w mediach, jednak należy go przeprowadzić umiejętnie. Rozmowa nie może być prowadzona w monotoniczny sposób, bez ustalenia celu, jaki chcemy osiągnąć. Follow-up nie powinien być traktowany jako niechciany obowiązek, lecz jako szansa na zwiększenie publikacji i przypomnienie o naszym kliencie. Warto, by obdzwonka została przeprowadzona przez autora teksu lub osobę odpowiadającą za obsługę medialną danej marki. Agencje jednak często do tego zadania delegują stażystów lub juniorów, którym brakuje doświadczenia oraz wiedzy na temat przesłanego materiału, tym samym jedynie pogarszają relacje z mediami. Zwróćmy też uwagę w jakim czasie od momentu wysyłki powinniśmy skontaktować się z redakcją. Podstawowym błędem jest dzwonienie zaraz po przesłaniu materiału. Dziennikarz powinien mieć czas na zapoznanie się z otrzymanym materiałem, ale jednocześnie nie może o nim zapomnieć. Dlatego najrozsądniejszym momentem jest kontakt po około 2-3 dniach od przesłania tekstu. Kolejnym „grzechem” jest dzwonienie do dziennikarzy z rana, kiedy trwają kolegia redakcyjne, lub w porze obiadowej. Wykonywane w tym czasie telefony raczej nie zostaną odebrane, dlatego można je uznać za stratę czasu.

Trzeba próbować

Nic tak nie irytuje dziennikarza, jak codzienne telefony od tego samego PR-owca pytającego o szansę na publikację materiału. Trzeba być konsekwentnym, ale nie natarczywym. Nie warto również się zrażać, jeśli dziennikarz z jakiegoś powodu nie odbiera telefonu, można spróbować przedzwonić na numer redakcyjny i dopytać się, czy taka osoba jest w biurze i jaki jest jej aktualny numer telefonu. Z każdej rozmowy powinno się również sporządzić szczegółową notatkę, dzięki temu będziemy wiedzieć, z kim i w jakiej sprawie najlepiej się kontaktować, a także jaki materiał może okazać się przydatny dla redakcji w niedalekiej przyszłości. Początki często bywają najtrudniejsze, jednak już po pierwszym follow-upie zdobędziemy informacje o godzinach pracy danego dziennikarza, jego oczekiwaniach i sposobie prowadzenia rozmów z PR-owcami. Te drobne szczegóły nie tylko pomogą zwiększyć skuteczność obdzwonki, ale również ukażą nas, jako profesjonalistów.  Kontaktowanie się z dziennikarzami wymaga co prawda sporej dawki cierpliwości i wyczucia, jednak przeprowadzony zgodnie z kilkoma podstawowymi zasadami jest w stanie przynieść wymierne korzyści.

[PR]